Polityka prywatności Xenon School

Obowiązuje od 18 września 2026 r.

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób Xenon School przetwarza dane osobowe osób korzystających ze strony internetowej, kontaktujących się ze Szkołą, zawierających umowę oraz uczestniczących w kursach języka angielskiego. Dokument obejmuje również dane rodziców i opiekunów prawnych oraz dane niepełnoletnich uczestników zajęć.

1 Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest XENON SCHOOL Sylwia Bartkowiak, adres rejestrowy: ul. Śląska 53C lok. 101, 81-304 Gdynia, NIP: 5851253028, REGON: 221119945, dalej zwana „Administratorem” albo „Szkołą”.

2 Zakres przetwarzanych danych

W zależności od sposobu kontaktu i rodzaju usługi Szkoła może przetwarzać:

• dane identyfikacyjne, w szczególności imię i nazwisko Zamawiającego oraz Uczestnika;
• dane kontaktowe, w szczególności adres e-mail, numer telefonu i adres korespondencyjny;
• dane dotyczące zawartej umowy, wybranego kursu, terminów zajęć, stawki, okresu obowiązywania umowy i płatności;
• dane niepełnoletniego Uczestnika przekazane przez jego rodzica lub opiekuna prawnego;
• treść wiadomości, reklamacji, zgłoszeń, ustaleń organizacyjnych oraz historii kontaktu ze Szkołą;
• dane niezbędne do wystawiania dokumentów księgowych i rozliczania płatności;
• dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, takie jak adres IP, rodzaj urządzenia, system operacyjny, przeglądarka, przybliżony czas wizyty oraz informacje zapisywane w plikach cookies;
• wizerunek albo nagranie głosu wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna, w szczególności odrębna zgoda lub gdy jest to niezbędne do realizacji wyraźnie uzgodnionej usługi.

Szkoła nie wymaga podawania szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak informacje o stanie zdrowia. Jeżeli takie informacje zostaną przekazane z własnej inicjatywy, powinny ograniczać się do danych rzeczywiście potrzebnych do organizacji zajęć.

3 Cele i podstawy prawne przetwarzania

Zawarcie i wykonanie umowy

Dane są przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia, zawarcia i wykonania umowy, organizacji zajęć stacjonarnych lub online, kontaktu w sprawach kursu, obsługi płatności oraz przekazywania materiałów. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli podjęcie działań przed zawarciem umowy oraz wykonanie umowy.

Obsługa rodziców i niepełnoletnich Uczestników

Jeżeli Uczestnik jest niepełnoletni, Szkoła przetwarza jego dane przekazane przez rodzica lub opiekuna prawnego w zakresie potrzebnym do wykonania umowy zawartej z rodzicem lub opiekunem. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz uzasadniony interes Administratora polegający na prawidłowej identyfikacji Uczestnika i organizacji zajęć, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Kontakt i odpowiedzi na zapytania

Dane podane w wiadomości e-mail, rozmowie telefonicznej lub formularzu kontaktowym są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze korespondencji, albo art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt dotyczy zawarcia lub wykonania umowy.

Rozliczenia i obowiązki prawne

Dane są przetwarzane w celu wystawiania i przechowywania dokumentów księgowych, prowadzenia rozliczeń oraz realizacji obowiązków podatkowych. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli obowiązek prawny ciążący na Administratorze.

Reklamacje i dochodzenie roszczeń

Dane mogą być przetwarzane w celu rozpatrywania reklamacji, wyjaśniania sporów oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.

Bezpieczeństwo strony i systemów

Dane techniczne i logi mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa strony, formularzy, poczty elektronicznej i systemów informatycznych, wykrywania nadużyć oraz usuwania awarii. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Marketing i publikowanie wizerunku

Jeżeli Szkoła prowadzi wysyłkę informacji marketingowych, publikuje opinie, zdjęcia lub nagrania pozwalające zidentyfikować osobę, dane są przetwarzane na podstawie dobrowolnej zgody, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO, chyba że w konkretnym przypadku istnieje inna zgodna z prawem podstawa. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

4 Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych wymaganych w formularzu umowy jest dobrowolne, ale konieczne do zawarcia i wykonania umowy. Brak tych danych może uniemożliwić zapisanie Uczestnika na kurs. Podanie danych w zwykłym formularzu kontaktowym jest dobrowolne, ale brak danych umożliwiających kontakt może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi.

Zgody marketingowe, zgoda na publikację wizerunku oraz inne zgody niezwiązane bezpośrednio z wykonaniem umowy są dobrowolne i nie powinny stanowić warunku udziału w kursie.

5 Źródło danych

Dane są pozyskiwane bezpośrednio od osoby, której dotyczą. Dane niepełnoletniego Uczestnika są co do zasady przekazywane przez jego rodzica lub opiekuna prawnego. Dane mogą być również uzyskiwane z korespondencji, dokumentów płatniczych oraz systemów wykorzystywanych do organizacji zajęć.

6 Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu:

• lektorom i osobom współpracującym ze Szkołą przy prowadzeniu i organizacji zajęć;
• dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, obsługi strony, kopii zapasowych i wsparcia informatycznego;
• dostawcom narzędzi wykorzystywanych do prowadzenia zajęć online i komunikacji;
• biuru rachunkowemu, dostawcom systemów księgowych oraz bankom i operatorom płatności;
• podmiotom świadczącym pomoc prawną, podatkową lub windykacyjną;
• organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Szkoły działają na podstawie odpowiednich umów i mogą wykorzystywać dane wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora oraz obowiązującym prawem.

7 Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy usług informatycznych, komunikacyjnych lub analitycznych mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku przekazanie danych odbywa się wyłącznie na podstawie mechanizmu dopuszczonego przez RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych, a w razie potrzeby również dodatkowych zabezpieczeń.

8 Okres przechowywania danych

• Dane związane z umową są przechowywane przez czas jej wykonywania, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń.
• Dokumenty księgowe i podatkowe są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa, co do zasady przez 5 lat liczonych zgodnie z właściwymi przepisami podatkowymi lub rachunkowymi.
• Dane zawarte w zapytaniach i korespondencji są przechowywane przez czas potrzebny do załatwienia sprawy, a następnie przez okres uzasadniony potrzebą wykazania przebiegu korespondencji albo do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do jej wycofania lub do chwili, gdy przestaną być potrzebne do celu, dla którego zgoda została udzielona.
• Logi techniczne są przechowywane przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania strony oraz wyjaśnienia incydentów.

9 Prawa osób, których dane dotyczą

W granicach przewidzianych przez RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

• dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych danych i uzupełnienia danych niekompletnych;
• usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki określone w RODO;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją tej osoby;
• wniesienia sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego w dowolnym momencie;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu skorzystania z praw należy skontaktować się ze Szkołą pod adresem sylvia.bart@interia.pl. Szkoła może poprosić o dodatkowe informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.

Prawa nie mają charakteru bezwzględnego. Przykładowo dane nie zostaną usunięte, jeżeli ich dalsze przechowywanie jest konieczne do wykonania obowiązku prawnego albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

10 Skarga do organu nadzorczego

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Aktualne informacje dotyczące składania skarg są dostępne na stronie uodo.gov.pl.

11 Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane nie są wykorzystywane do podejmowania wobec Uczestników lub Zamawiających decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

12 Pliki cookies i dane techniczne

Strona może zapisywać w urządzeniu użytkownika pliki cookies. Są to niewielkie pliki tekstowe wykorzystywane do zapewnienia działania strony, zapamiętywania ustawień, ochrony formularzy oraz – jeżeli użytkownik wyrazi zgodę – prowadzenia statystyk lub działań marketingowych.

Cookies mogą obejmować:

• niezbędne – potrzebne do działania strony, jej zabezpieczeń i formularzy; są stosowane bez odrębnej zgody, jeżeli jest to dopuszczalne na podstawie obowiązujących przepisów;
• funkcjonalne – zapamiętujące wybrane ustawienia użytkownika;
• analityczne – pomagające zrozumieć sposób korzystania ze strony;
• marketingowe – służące do pomiaru skuteczności reklam albo dopasowania komunikacji marketingowej.

Cookies inne niż niezbędne powinny być uruchamiane dopiero po uzyskaniu zgody użytkownika. Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić lub wycofać zgodę za pomocą ustawień cookies dostępnych na stronie. Może również zmienić ustawienia swojej przeglądarki, przy czym wyłączenie cookies niezbędnych może spowodować nieprawidłowe działanie części strony.

13 Usługi i treści zewnętrzne

Na stronie mogą znajdować się odnośniki, mapy, filmy, narzędzia analityczne, zabezpieczenia formularzy albo inne elementy dostarczane przez podmioty trzecie. Uruchomienie treści zewnętrznej może wiązać się z przekazaniem jej dostawcy danych technicznych, w tym adresu IP. Jeżeli dana usługa nie jest niezbędna do działania strony, powinna zostać uruchomiona dopiero po wyrażeniu odpowiedniej zgody.

14 Bezpieczeństwo danych

Szkoła stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru danych oraz ryzyka związanego z ich przetwarzaniem. Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby, które potrzebują go do realizacji swoich obowiązków i zostały zobowiązane do zachowania poufności.

15 Zmiany Polityki prywatności

Polityka może zostać zmieniona w przypadku zmiany przepisów, sposobu działania strony, zakresu usług albo wykorzystywanych narzędzi. Aktualna wersja jest publikowana na tej stronie wraz z datą rozpoczęcia jej obowiązywania.